外贸公司的采购工作，往往不是从“新建订单”开始，而是从一封邮件开始：工厂发来报价，员工下载附件、抄进台账，再回复客户。事情并不复杂，麻烦在于信息散落，每次切换工具都要重新确认哪一份才是最新版本。

先留下原件，再整理数据

尚书的演示从 Lisa 收到包装箱报价开始。员工打开邮件，把 DOCX 报价单归档到文件中心。文件不是用完就丢的临时输入：后续核对价格、交期或供应商时，可以回到同一份原件，而不是只相信一句聊天回复。

接着，助手读取报价，提出采购订单的填写建议。数量、单价、交付日期等字段先展示给人核对；点击确认后，才写入采购管理。订单出现在原有列表中，金额随数量和单价计算，无需另建一张只供 AI 使用的表。

让下一步工作顺着发生

员工可以直接在采购表格里调整数据，也可以打开记录逐项修改。需要沟通时，助手准备回复草稿，人再检查收件人、正文与附件并确认发送。发票进入费用环节后，仍先核对，再提交报销，停在待审批状态；创建申请不代表已经批准，更不代表已经付款。

这条路径的重点，不是把所有步骤交给 AI，而是让邮件、原件、数据和办理入口相互连贯。人可以在任何一步接手，也能追问某个字段来自哪里、后来怎样修改过。

演示中的公司、订单和票据均为合成资料，助手采用预设场景编排。站内邮件发送不代表已完成外部 SMTP 投递，合成票据流程也不作为真实 OCR 能力的证明。